Le changement de siège social

Le changement de siège social

Les sociétés font l’objet d’un encadrement juridique très strict en France. Leur création est soumise au remplissage de formalités bien définies. Il en est de même lors de la réalisation de certains changements structurels ou organisationnels.

Pratique courante depuis quelques années, le changement de siège social est lui aussi bien encadré par la loi. Dans ce billet, découvrez l’essentiel à savoir sur la notion, et la démarche à suivre pour réaliser un changement de siège social.

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Changement de siège social : de quoi s’agit-il exactement ?

Le changement de siège social est une notion assez simple. Mal connu du grand public, il suscite toutefois de nombreuses interrogations. En dépit de la grande confusion qui s’observe aujourd’hui, le changement de siège social et l’ouverture établissement secondaire ne sont pas identiques. Il s’agit de deux démarches distinctes.

Lors de leur création, toutes les entreprises se voient attribuer un siège social. Ce dernier représente leur adresse. Il sert à les identifier et conditionne un grand nombre de formalités au cours de leur existence. Changer de siège social revient à modifier cette adresse. Le domicile de la société change et entraîne également des changements quant à la juridiction dont elle dépend.

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Contrairement à la première démarche, l’ouverture d’un établissement secondaire consiste en une extension des activités d’une société à une nouvelle région. C’est notamment de cette notion que sont nées les terminologies filiales, succursales et agences. Ici, il n’est pas nécessaire de faire un transfert de siège social. Le nouvel établissement partage le siège social de la société mère.

Quand peut-on changer le siège social d’une société ?

À toute fin utile, il faut préciser que toutes les entreprises peuvent faire un changement de siège social. C’est une démarche ouverte, accessible à l’ensemble des organisations en France. Vous pouvez donc modifier l’adresse de votre société, quel que soit son statut juridique. Une grande liberté est également accordée aux sociétés dans le choix du moment du changement de leur siège social.

Pour faire simple, vous pouvez faire un changement de siège social quand vous le souhaitez. Généralement, cette opération se réalise dans le cadre de la mutation vers un département ou une région différente. Il est également coutume de faire un transfert de siège en cas de départ pour l’étranger. Pour tout dire, une multitude de possibilités sont disponibles.

L’essentiel à retenir est que la décision de changement de siège social appartient à chaque société. Cette décision ne se prend toutefois pas à la légère. Certaines spécificités sont à suivre. Une fois la décision prise, le changement de siège lui-même se réalise suivant une procédure administrative déclinée en plusieurs étapes.

Comment se réalise la procédure de changement de siège social ?

Pour faire le transfert de siège social, il faut en premier lieu une décision. Élément clé, celle-ci déclenche le début du processus de changement d’adresse de la société. En raison de son importance, cette décision ne peut pas être prise par n’importe quel membre de la société. Des personnes compétentes, habilitées pour décider sont généralement définis dans les statuts.

Suite à la décision, quatre étapes clés sont à suivre. Il faut premièrement organiser une Assemblée Générale extraordinaire. Au terme de l’AGE, un procès-verbal doit être rédigé. Il vaut preuve et sert grandement dans les étapes suivantes. Le changement de siège social fera ensuite l’objet d’une annonce légale et d’une déclaration au Centre de Formalités des Entreprises dont dépend la société. Nous reviendrons en détail sur chaque étape dans la suite du billet.

Simplifiée, la procédure de transfert de siège social peut être complétée avec facilité. L’usage des solutions de déclaration en ligne ont notamment dynamisé la procédure. Elle est ainsi beaucoup plus rapide qu’autrefois. Vous ne devrez donc pas attendre longtemps pour que le changement de siège social de votre société soit complété avec succès.

La convocation de l’assemblée générale extraordinaire : première étape clé

L’organisation de l’assemblée générale extraordinaire est la première démarche à réaliser pour changer le siège d’une société. Une convocation doit être envoyée à tous les participants de l’AGE. Le délai légal prévu pour l’envoi des convocations est de 21 jours. Veillez à le respecter. Il permet à tous les participants de se libérer pour assister à l’assemblée. Des délais particuliers peuvent toutefois être fixés par les statuts.

Vous pouvez faire parvenir la convocation aux participants par lettre en main propre. La lettre recommandée avec accusé de réception est également très pratique. Si vous êtes familier des nouvelles technologies, une convocation par courrier suffira. Ces trois modalités de convocation sont les plus utilisées en raison de leur simplicité et leur caractère pratique.

La convocation à l’AGE doit être bien rédigée. Des mentions obligatoires doivent y figurer. Il s’agit notamment de la date, le lieu et l’heure de tenue de l’AG, le type d’Assemblée Générale, l’ordre du jour et les spécificités du vote.

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La rédaction du procès-verbal : la formalité importante

Le jour de l’AGE, les membres convoqués se réunissent. Ils procèdent au vote de décision du transfert de siège. Les autres points à l’ordre du jour sont également abordés. Au terme de l’AGE, un procès-verbal est impérativement rédigé. C’est la deuxième démarche du processus de modification d’adresse.

Le procès-verbal a une valeur importante. Il prouve la validation du changement de siège social. Il témoigne également du suivi de la procédure et du respect des modalités de vote. En raison de son importance, il doit être rédigé avec soin. Des mentions obligatoires doivent impérativement figurer dans le PV. Elles sont au nombre de six.

Le recours à un spécialiste pour bien compléter cette étape est généralement recommandée. À défaut de l’assistance des professionnels, vous pouvez vous inspirer des modèles proposés sur internet. Il vous suffira de les personnaliser pour rédiger votre procès-verbal avec facilité.

L’annonce légale de transfert du siège social de la société

Au cours de l’AGE, le nouveau siège social de votre société a été décidé. Validé par le vote de tous les membres, il peut désormais figurer dans vos statuts. À cette étape, les tiers ne sont pas encore informés de votre changement de siège. L’information doit cependant être communiquée à vos clients ainsi que vos partenaires.

Pour les informer, il faut réaliser une annonce légale. Cette formalité intervient lors de la troisième étape. L’annonce se fait dans un Journal d’Annonces Légales. La procédure à suivre varie en fonction du lieu de transfert du siège social. Pour un transfert opéré dans un même département, une seule annonce légale suffit. Elle se fait dans un JAL du département du siège social de la société.

Dans le cas d’un transfert de siège vers un autre département par contre, il faut réaliser deux annonces légales. La première annonce doit être réalisée dans un JAL du département de départ, tandis que la seconde doit être faite dans un JAL du département du nouveau siège social.

Encore appelée avis de publicité, l’annonce légale doit comporter des informations impératives bien précises. Les mentions obligatoires sont aussi au nombre de 6. La publication de l’avis de publicité doit se faire au plus tard un mois après la décision de transfert de siège social. Une attestation de publication est délivrée pour servir de preuve.

La déclaration du changement de siège social au CFE compétent

Il ne reste plus qu’une démarche pour venir au terme de la procédure légale de changement de siège social. La dernière formalité est un acte de déclaration. Les dirigeants de la société doivent déclarer son changement d’adresse au service compétent pour une mise à jour de l’extrait kbis de l’entreprise.

Pour déclarer le transfert de siège, il faut remplir un formulaire Cerfa n°11682*03. C’est le formulaire de transfert de siège. Il comporte deux parties. Vous devez minutieusement les remplir et y renseigner les informations appropriées. Des informations sur la société sont notamment demandées.

Après remplissage du formulaire Cerfa, vous devez constituer votre dossier de déclaration. Ce dernier doit comporter le formulaire de transfert social, le procès-verbal de l’AGE ainsi que les statuts de la société. L’attestation de parution fournie par le JAL, le justificatif du nouveau siège social et le chèque de paiement des frais de greffe doivent aussi figurer dans le dossier.

Après constitution, le dossier sera déposé au Tribunal de Commerce au Centre des Formalités des Entreprises dont dépend la société. Vous pouvez déposer le dossier en ligne pour gagner du temps. C’est d’ailleurs la solution privilégiée des entreprises aujourd’hui.

Les particularités du changement de siège social à destination d’un pays étranger

Vous l’aurez compris, le changement de siège social est une procédure assez simple à mener. Les étapes présentées plus haut ne concernent toutefois que les cas de transfert de siège social au sein de la France. Pour établir le siège social de votre société dans un autre pays, vous devez réaliser deux démarches impératives.

Pour commencer, vous devez dissoudre votre société. Elle doit être radiée du registre français. Elle ne sera ainsi plus soumise à la loi française. Après dissolution de l’entreprise, vous devez la créer à nouveau dans le pays de destination. Vous choisirez à présent le siège social convoité pour réaliser vos ambitions entrepreneuriales.

Il est important de préciser que la constitution de votre entreprise à l’étranger, l’assujettit au droit positif de son pays d’accueil. Vous devez alors respecter les règles en vigueur pour créer votre société en toute légalité et éviter les mauvaises surprises.

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