La bonne gestion du centre d’appels figure au titre des principaux défis des entreprises aujourd’hui. Pour une prise en charge optimale du flux d’appels entrants, il est recommandé de recourir à un serveur vocal interactif. Outil d’automatisation de la qualification et du routage des appels, le SVI peut s’intégrer à tous les centres d’appels.
Pour ce faire, il faut au préalable choisir le bon outil, mais surtout le configurer avec application.
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Plan de l'article
Affecter un numéro au serveur vocal interactif
Incontournable depuis plus de 10 ans, le serveur vocal interactif s’invite aujourd’hui dans le centre d’appels de plusieurs entreprises aujourd’hui. Si son utilité est indéniable, il est utile de bien comprendre son fonctionnement et ses bénéfices avant de l’adopter. Le SVI possède encore des secrets pour vous ?
Tout ce qu’il faut savoir à son propos est exposé sur ce blog. Exploitez les conseils qui y sont fournis pour choisir un excellent SVI parmi les solutions disponibles sur le marché. Après votre choix, vous devez affecter un numéro de votre centre d’appels au SVI.
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Configurer l’arborescence personnalisée du SVI
Une bonne connaissance de vos clients et de leurs besoins est indispensable pour bien configurer votre serveur vocal interactif. Pour configurer l’arborescence personnalisée de votre SVI, commencez par créer un menu DTMF sur mesure. Il doit répondre aux demandes habituelles des clients. Construisez un menu avec 4 à 5 sous-menus au maximum. Il faut ensuite concevoir une architecture spécifique pour chaque menu. Pour finir, il faut prévoir dans l’arborescence la possibilité de discuter avec un agent.
Ajouter des messages audio et de la musique au SVI
La grande particularité du serveur vocal interactif est la possibilité d’ajouter des sons au menu. La musique aide à rendre plus agréable l’attente des clients. Il est possible d’ajouter plusieurs musiques aux menus du serveur vocal interactif. Pour chaque menu interactif, il faut créer un message audio.
Ce dernier oriente le client et aide à la qualification de l’appel. Il est conseillé de se faire assister par un professionnel pour la conception de messages audio sur mesure et qualificatifs pour une meilleure prise en charge des appels des clients.
Automatiser la qualification des appels avec la configuration horaire
Assistant virtuel, le serveur vocal interactif fonctionne de manière automatique. Il peut prendre en charge les appels entrants du centre d’appels 24/24 heures et 7/7 jours. Néanmoins, ce régime d’activité de l’outil n’est pas obligatoire. Vous pouvez opter selon les besoins de votre entreprise une configuration horaire spécifique.
Définissez les horaires d’activation et de désactivation du SVI de votre centre d’appels en tenant compte des périodes de pic du flux d’appels entrants. Cela assure un usage optimal de la solution technologique.
Configurer le routage des appels téléphoniques
Le dernier élément à prendre en compte pour intégrer le SVI à un centre d’appels est la configuration du routage des appels. Vous devez notamment définir les services de distribution des appels entrants. Il faudra ensuite configurer le numéro de chaque service pour automatiser le routage des appels. Cela réduit le temps d’attente des clients et assure une prise en charge qualifiée de leurs préoccupations.